電子メールの書き方・送り方
電子メールの書き方
電子メールのみならずSNSを含めたコミュニケーションツールを普段多くの学生が利用しているとは思うが，はたしてネットワークを利用するときのマナー（ネチケットと呼ばれる）について熟知していると言って良いだろうか？ 特に，本学を卒業・修了し，就職した時にその実力が試されるはずである．本学では，入学時に学籍番号に対応した「stn」アカウントが一つ与えている．今後の教育・研究活動においては，必須のツールであることは言うまでもないが，特に，大学院1年時の就職活動においては，その使用方法を誤ると，思いがけない問題を起す場合がある．そこで，ここでは，電子メールの使用方法について再確認することとする．
下に示した図は，例としてThunderbirdのメール入力画面に文章を入力したものである．図を見ながら下記注意点を再確認すること．時と場合によって，メール文面は様々変化するが，基本的な部分は変わらない．友人や家族との連絡であっても，普段からの決まりごととしてメール作法に従ってメールすると良い．
- 「差出人」は，国内で主に使用する場合は，送った先で直感的に確認できるように，飾らずフルネームで差出人の名前を設定すると良い．
- 「宛先またはTo:」は，メールの送り先を指定する場所である．アドレスの誤記に注意すること．複数ある場合は「，コンマ」で区切って指定しても良い．
- 「CC:」は，Carbon Copyの略である．宛先以外に知らせる場合に指定する場所である．宛先にはCCで指定したアドレスが開示される．念のため程度であれば，本文中に名前を記することは不用であるが，責任は無いにしろ宛先と同様に知らせたい場合は，本文中の宛先氏名の次の行に「CC:山田様」というように明示すると良い．
- 「BCC:」は，Braind Carbon Copyの略である．CCとの違いは，宛先とCCにはアドレスが開示されないことである．例えば，他人にアドレスを知らせたくない場合や，大勢のアドレスにメールを送る際に使用する．
- 「Reply-To:」は，メールの返信先アドレスを指定する場合に使用するものである．特に，メーリングリストアドレスを用いてメールを送信する場合に，自分のアドレスを指定することで，送り先の人がメーリングリストに誤って返信することを防ぐことができる．
- 「件名」は，本メールのタイトルを指定する場所である．長々書かずに簡潔に伝えたいことを記すること．件名を読んだだけで伝えたい内容が理解できるものとする．
- 「本文」は，トップダウン式で記述すると良い．具体的には，宛先氏名（企業の場合は，技術支援センター御中等とする），挨拶文を書いて，メールを送った最大の理由を先に書いてから，詳細を書くようにする．最後も挨拶文を必ず付けること．
- 本文中で使用するフォントは，スケジュール確認を求められて回答する場合が多いため，構造が崩れないようにするため，なるべく等幅フォントにすると良い．
- 段落が変わる場合は1行スペースを空けると良い．
- 本文は左詰めとする．
- 1行の長さは，図に示したような長さ（概ね30〜35字程度）が適当である．
- 挨拶文は簡潔なものとして，特別な場合を除いて余計な事は書かないようにする．
- 送り主の所在が宛先に伝わるように「署名」を必ず付ける．
- ファイルを添付した場合は，それが何なのか，またどうしてほしいかの意思を必ず表示する．
電子メールの送り方
- 自らメールを発信する場合
- メーリングリストまたは多くのアドレスを送り先に指定する場合は，アドレスの指定に誤りが無いかどうか送信ボタンを押す前に再度確認すること．
- 添付ファイル付きのメールを送信する場合は，添付し忘れがおきるので，良く確認すること．
- 添付ファイルの大きさには注意すること．年々送れる添付ファイルの容量が増加しているが，受け取る側がそれに対応できない場合が多いので，容量が大きいファイルを送信する場合は，メール送信前に送って良いか問い合わせること．
- 送信エラーに関する通知をメールサーバーから受け取った場合，対象となるアドレスを特定して，そのアドレスのみに再送すること．
- メールを受信して，それに対して返信する場合
- メール送り先に自分以外のアドレスがある場合は，送り手以外のアドレスにも送信すること．この場合，先に送られてきたメールのTo，CCを区別して，送信アドレスを指定すると良い．
- 先に受信したメールに対して返信を求められた場合は，回答がすぐに返信できなくても受け取り報告だけでも送ること．
- 返信メールの基になった送られてきたメールは，消さずに引用した状態（引用部分に「|や>」が自動で追記）でメール内に残しておくこと．ただし，引用メールのヘッダー（挨拶文）とフッター（署名文）は削除すると全体がコンパクトになるので親切である．
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